Nachweise ohne Papierberg: Welche Unterlagen die Beratung wirklich braucht

Am Anfang vieler Beratungen steht eine Tüte. Darin liegen Mahnungen, Kontoauszüge aus mehreren Jahren, Verträge, Werbung und gelegentlich ein Zeugnis aus der Schulzeit. Wer sie über den Tisch schiebt, hat oft wochenlang gesammelt und will nichts vergessen. Die Tüte ist ein Zeichen von Vertrauen, aber kein guter Arbeitsstand.

Für Plan und Antrag braucht die Beratung eine überschaubare Zahl von Unterlagen, und je klarer der Mandant weiß, welche das sind, desto schneller liegt alles vor. Eine kurze Liste zum Mitnehmen steht am Ende dieses Beitrags.

Warum gerade drei Monate

Das Einkommen bestimmt den pfändbaren Betrag und damit, was ein Plan anbieten kann. Bei Arbeitnehmern sind die Lohn- oder Gehaltsabrechnungen der letzten Monate der zentrale Nachweis. Das amtliche Formular für den Verbraucherinsolvenzantrag fragt nach den Abrechnungen der letzten zwei Monate; ich empfehle drei. Der dritte Monat zeigt, ob Zuschläge, Überstunden oder Kurzarbeit das Bild verzerren, und schützt davor, einen Plan auf einem Ausreißer zu bauen. Schwankt das Einkommen stark, kann ein längerer Zeitraum sinnvoll sein; das ist dann eine Entscheidung im Einzelfall.

Wer Sozialleistungen bezieht, weist sie mit dem aktuellen Bescheid nach, ob Arbeitslosengeld, Grundsicherung, Wohngeld, Rente oder Krankengeld. Der Bescheid nennt Betrag, Zeitraum und leistende Stelle und sagt damit mehr als eine Gutschrift auf dem Kontoauszug. Wichtig ist, dass es wirklich der aktuelle Bescheid ist. Ein Bewilligungsbescheid aus dem Vorjahr hilft wenig, wenn sich der Betrag inzwischen geändert hat.

Für die Wohnkosten genügt in der Regel der Mietvertrag, aus dem die Kaltmiete hervorgeht. Ist die Miete seitdem gestiegen, gehört das letzte Erhöhungsschreiben dazu. Nebenkostenabrechnungen mehrerer Jahre braucht es für den Antrag meist nicht.

Bei Familie und Vermögen gilt dasselbe Prinzip: nur, was die Angabe trägt. Für Unterhaltspflichten genügt meist der Unterhaltstitel oder die Vereinbarung über den Unterhalt und ein Nachweis, dass tatsächlich gezahlt wird. Soll eine Bescheinigung nach § 903 ZPO für das P‑Konto ausgestellt werden, kommen Geburtsurkunde oder Kindergeldbescheid hinzu. Beim Vermögen reicht in der Regel die letzte Mitteilung über den Rückkaufswert einer Lebens- oder Rentenversicherung und, falls vorhanden, die Zulassungsbescheinigung des Fahrzeugs.

Von jedem Gläubiger schließlich braucht die Beratung das jüngste Schreiben mit Aktenzeichen und Forderungsbetrag, bei Inkassounternehmen zusätzlich den Namen des ursprünglichen Gläubigers. Ältere Mahnungen derselben Forderung sind meist entbehrlich, es sei denn, sie sind das einzige Schreiben, das den ursprünglichen Gläubiger nennt. Die vollständige Forderungsaufstellung fordert die Beratung im Einigungsversuch ohnehin nach § 305 Abs. 2 InsO beim Gläubiger selbst an.

Was nicht in die Akte gehört

Ebenso wichtig wie die Liste der nötigen Unterlagen ist die Liste dessen, was man nicht braucht. Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt, dass personenbezogene Daten

dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein („Datenminimierung“)

Das gilt für Kopien in der Papierakte genauso wie für Dateien. Entbehrlich sind in aller Regel Kontoauszüge über viele Monate, solange Einkommen und Ausgaben anders belegt sind und weder Gericht noch Verwalter sie anfordern; sie enthalten zudem viele Daten Dritter.

Auch Kopien des Personalausweises gehören nicht dazu. Die Identität lässt sich im Gespräch anhand des Originals prüfen, und eine Kopie ist nach § 20 des Personalausweisgesetzes nur mit Zustimmung des Inhabers zulässig und muss als Kopie erkennbar sein.

Werbung, beendete Verträge und Forderungen, die nachweislich bezahlt sind, kann der Mandant gleich wieder einpacken. Und manche Angabe braucht gar kein Papier, etwa ein geringer Bargeldbestand oder ein Kindergeldbetrag, der zur Zahl der Kinder passt.

So fällt das Sammeln leicht

Die meisten Verzögerungen entstehen nicht aus Unwillen, sondern aus Unsicherheit. Mandanten wissen nicht, was mit „Einkommensnachweis“ gemeint ist, oder sie suchen ein Dokument, das sie gar nicht haben. Nach meiner Erfahrung helfen diese Schritte am meisten:

1. Konkret benennen. Nicht „Einkommensnachweise“, sondern „Ihre Lohnabrechnungen für August, September und Oktober“.
2. Den Zweck sagen. Wer weiß, wofür ein Nachweis gebraucht wird, findet ihn schneller und versteht, warum es nicht irgendein Papier sein darf.
3. In kleinen Schritten sammeln. Ein Foto mit dem Handy reicht, wenn es lesbar ist. Was fehlt, sollte einzeln benannt werden, nicht in einer neuen Gesamtliste.
4. Gezielt erinnern. Eine Erinnerung nach einigen Tagen, die genau den fehlenden Monat nennt, bewirkt oft mehr als ein zweiter Termin.
5. Vermerken, was schon vorliegt. Hat der Mandant einen Nachweis im Gespräch gezeigt, gehört das in die Akte, statt ihn erneut anzufordern.

Zum Mitnehmen die kurze Liste:

Was nicht gebraucht wird, gehört nicht in die Akte. Das schont Mandanten, spart der Beratung Zeit und entspricht dem Grundsatz der Datenminimierung. Im Mandantenportal von insobearbeiter laden Mandanten deshalb jeden Nachweis an der Frage hoch, zu der er gehört, und sehen, welcher Monat noch fehlt. Sie sehen in der Akte, was vorliegt, und können einen Nachweis, der Ihnen anders vorliegt, selbst vermerken.