Sicherheit und Datenschutz
Die Daten Ihrer Mandanten bleiben in Ihrer eigenen Instanz in Deutschland und sind nur für die Personen sichtbar, denen Sie Rechte geben.
Wir stellen sicher, dass Ihre Daten und die Ihrer Mandanten
- nicht zum Training von KI-Modellen verwendet werden,
- nicht in einer Datenbank mit den Daten anderer Beratungsstellen liegen,
- nicht für Werbung, Auswertungen oder Produkte Dritter verwendet werden,
- nicht an eine KI gehen, wenn Sie die KI-Funktionen abschalten.
DSGVO-konform
Verarbeitung im Auftrag der Beratungsstelle nach Art. 28 DSGVO, mit Verträgen zu jedem Auftragsverarbeiter.
Eigene Instanz
Eigene Installation und eigene Datenbank je Beratungsstelle. Daten verschiedener Kunden teilen sich nie eine Datenbank.
Hosting in Deutschland
Anwendung, Datenbank und Dokumente liegen bei OVHcloud in einem Rechenzentrum in Deutschland.
Ihre Daten, Ihre Kontrolle.
Instanz und Hosting
- Eigene Instanz
- Kanzlei-App, Mandantenportal und Datenbank laufen für jede Beratungsstelle als eigene Installation.
- Rechenzentrum in Deutschland
- Anwendung, Datenbank, Dokumente und Sicherungen liegen bei OVHcloud in Deutschland.
Verschlüsselung
- Verschlüsselte Verbindungen
- Alle Verbindungen laufen ausschließlich über HTTPS.
- Verschlüsselte Dokumente
- Briefe, Antragsdokumente, Uploads aus dem Portal und die Gespräche mit den Assistenten liegen mit AES-256 verschlüsselt in der Datenbank.
- Geschützte Zugangsdaten
- Zugangsdaten zu E-Mail-Postfächern liegen verschlüsselt vor und werden nie an den Browser ausgegeben.
- Keine lesbaren Passwörter
- Anmeldepasswörter werden nur als Hash gespeichert und lassen sich nicht zurückrechnen.
Anmeldung
- Zwei-Faktor-Anmeldung
- Passwort und Code aus einer Authenticator-App, mit Wiederherstellungscodes für ein verlorenes Telefon.
- Schutz vor Durchprobieren
- Wiederholte Fehlversuche sperren die Anmeldung vorübergehend.
Rechte und Protokoll
- Rollen und Rechte
- Lesen, Bearbeiten und Löschen vergeben Sie je Bereich und Rolle. Ohne Recht gibt es keinen Zugriff, auch nicht über den Assistenten.
- Protokoll jeder Änderung
- Wer wann was angelegt, geändert, exportiert oder gelöscht hat, steht im Protokoll, auch Änderungen von Mandanten im Portal.
- Protokollierte KI-Zugriffe
- Jede Akte, die der Kanzlei-Assistent liest, steht mit Benutzer und Zeit im Protokoll.
Mandantenportal
- Getrennt von der Kanzlei
- Portal und Kanzlei-App haben eigene Anmeldungen. Ein Portalzugang öffnet keine Seite der Kanzlei.
- Nur der eigene Fall
- Ein Mandant sieht nur die Fälle, die Sie für ihn freigegeben haben.
- Benachrichtigungen ohne Inhalt
- E-Mails an Mandanten nennen weder Aktenzeichen noch Beträge und verweisen nur auf das Portal.
Künstliche Intelligenz
- Nur mit Auftragsverarbeitung
- Mit dem KI-Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Nutzung Ihrer Daten zum Training ist darin ausgeschlossen.
- Nur was die Funktion braucht
- An die KI geht das Schreiben, der Beleg oder die Frage, um die es gerade geht. Passwörter und Zugangsdaten gehen nie hinaus.
- Abschaltbar
- Assistent im Portal und Auslesen von Belegen schalten Sie selbst aus. Auf Wunsch läuft Ihre Instanz ganz ohne KI.
- Vorschlag statt Automatik
- Was die KI erkennt, kommt erst nach Ihrer Prüfung in die Akte. Der Kanzlei-Assistent liest nur und ändert nichts.
Sicherung und Löschung
- Tägliche Sicherung
- Jede Nacht entsteht eine vollständige Sicherung. Dokumente bleiben darin verschlüsselt.
- Löschung mit Nachweis
- Gelöschte Akten werden aus der Datenbank entfernt. Das Löschprotokoll nennt ein Kürzel statt des Namens.
Auftragsverarbeiter
Diese Unternehmen verarbeiten Daten im Betrieb von insobearbeiter. Mit jedem besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
| Anbieter | Zweck | Ort der Verarbeitung | Hinweis |
|---|---|---|---|
| OVHcloud, OVH GmbH, Saarbrücken | Betrieb der Server mit Anwendung, Datenbank, Dokumenten und Sicherungen | Rechenzentrum Deutschland | Gehört zur französischen OVHcloud-Gruppe |
| Amazon Web Services EMEA SARL | Versand von E-Mails, etwa Einladungen und Benachrichtigungen an Mandanten | Frankfurt am Main | Amazon Simple Email Service |
| Anthropic | KI-Assistenten und Erkennung von Dokumenten, nur bei eingeschalteter KI | USA | Keine Nutzung der Daten zum Training |
| Cloudflare, Inc. | Sicherheitsabfrage Turnstile gegen automatisierte Anmeldungen und Formulare | Knoten in der EU, Unternehmen in den USA | Turnstile verarbeitet IP-Adresse und Browserdaten, keine Falldaten. Übermittlung in die USA auf Grundlage von Standardvertragsklauseln. |
Häufige Fragen
Wo liegen die Daten?
In Ihrer eigenen Instanz bei OVHcloud in einem Rechenzentrum in Deutschland: Stammdaten, Akten, Dokumente und Sicherungen. Nach außen gehen Daten nur für den E-Mail-Versand und, wenn Sie KI-Funktionen nutzen, an den KI-Anbieter.
Wer sieht die Daten der Mandanten?
Die Benutzer Ihrer Beratungsstelle im Rahmen der Rechte ihrer Rolle. Der Mandant sieht im Portal nur seine eigenen, von Ihnen freigegebenen Fälle. Andere Beratungsstellen haben keinen Zugang, weil jede in einer eigenen Instanz arbeitet.
Was geht an die KI und was nicht?
Nur was eine Funktion gerade braucht: das hochgeladene Gläubigerschreiben, der Beleg, die Nachricht des Mandanten mit dem Stand seiner Angaben oder Ihre Frage an den Kanzlei-Assistenten mit den Daten, die er dafür liest.
Nie gehen Passwörter und Zugangsdaten an die KI. Die Nutzung zum Training ist im Vertrag mit dem Anbieter ausgeschlossen.
Kann ich die KI abschalten?
Ja. Den Assistenten im Mandantenportal und das Auslesen von Belegen schalten Sie in den Einstellungen selbst aus. Soll Ihre Instanz ganz ohne KI laufen, richten wir sie ohne Zugang zum KI-Anbieter ein. Alle übrigen Funktionen arbeiten unverändert.
Was passiert beim Löschen?
Die Akte wird mit Gläubigern, Plänen, Dokumenten und Notizen aus der Datenbank entfernt. Das Löschprotokoll hält die Löschung mit einem Kürzel statt des Namens fest. In den Sicherungen ist die Akte noch enthalten, bis diese nach 14 Tagen überschrieben werden.
Wie sind Sicherungen geschützt?
Sicherungen sind nur für den Betrieb zugänglich. Dokumente bleiben darin verschlüsselt, und der Schlüssel wird getrennt von den Sicherungen aufbewahrt.
Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
Ja. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO erhalten Sie mit dem Angebot, auf Wunsch auch vorab.
Fragen zur Sicherheit
Für Fragen zu Sicherheit und Datenschutz, den Vertrag zur Auftragsverarbeitung oder den Hinweis auf eine mögliche Sicherheitslücke schreiben Sie uns über das Kontaktformular.